Teilnehmermanagement
Ein Sorglos Paket ersten Ranges
Über 15.000 Veranstaltungsteilnehmer pro Jahr profitieren von unserem Teilnehmermanagement. Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden durch eine professionelle und compliance-konforme Rundumbetreuung.
Maximale Reichweite
Wie erreichen Sie Ihre Zielgruppe am besten? Darf es ein interaktives Online Anmelde- und Informationsportal sein, auf dem sich die Teilnehmer untereinander austauschen können oder muss die gute alte Faxanmeldung herhalten? Wir helfen Ihnen bei der Entscheidung und zeigen Ihnen gerne mehrere Möglichkeiten.
- Idee, Konzept, Entwurf und Versand aller erforderlichen Unterlagen (Broschüren, Einladungsbriefe/ -mails, Anmeldeformulare inkl. Dienstherrengenehmigungen)
- Design und Programmierung einer individualisierten Veranstaltungs-Website zur Online- Registrierung oder Pflege der Kundendaten in eine Datenbank
- Teilnehmer-Recruiting „Der gute Draht zum Arzt“
- Bereitstellen einer gebührenfreien Hotline mit einem festen Ansprechpartner
Registrierung von A-Z
Ihr persönlicher Teilnehmermanagement Ansprechpartner kümmert sich um:
- Recherche und Komplettierung unvollständiger (Teilnehmer-)Daten und Angaben
- Prüfung der Dienstherrengenehmigungen
- Einzug von Teilnehmergebühren via Kreditkartenzahlung via integriertem Zahlungssystem (optionale Zusatzleistung)
- Regelmäßiges Reporting in Form von Statusberichten an Kunden (optional: personalisierter Zugang zum CRM Backend)
- Kongressregistrierungen inklusive Informations- und Zugangsmailing
- Ansprechpartner für jegliche Rückfragen der Teilnehmer
Zahlen und Fakten
Unser Teilnehmermanagement hilft Ihren Gästen, sicher und bequem zu ihrem Veranstaltungsort zu kommen (immer unter Einhaltung der entsprechenden Compliance Richtlinien) und verwaltet für Sie Kontingente jeder Art (Übernachtungen, Workshop-Plätze, Teilnehmer- oder Registrierungsslots). Unsere Spezialisten für Zahlen und Fakten liefern Ihnen:
- Jederzeit den aktuellen Teilnehmerstand zu jedem Programmpunkt
- Aktuelle Stände zu Gruppenflugbuchungen
- Detaillierte An- und Abreiselisten
- Aktuelle Zimmer-, Workshop- oder Slotlisten
- Individuell von Ihnen angeforderte Auswertungen
- Ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Transparency Reporting
Die Macht der Sprache
Wir haben ein offenes und verständnisvolles Ohr für jegliche Anliegen Ihrer Teilnehmer. Und wir erfüllen ihnen so gut wie jeden Wunsch (solange wir es im Rahmen der Compliance Richtlinien ermöglichen können). Alle weiteren Informationen erhalten Ihre Teilnehmer in gut portioniertem und verständlichem Umfang und selbstverständlich in Ihrem CI:
- Bestätigungsschreiben per Post, E-Mail oder Fax
- Individuelle Reise- und Übernachtungsvorschläge
- Rechnung über Teilnehmergebühr
- Informationen zum Ablauf, Programm, Transfers
- Reiseunterlagen (Flug- oder Bahntickets) per Post oder E-Mail
- Wenn nötig freundliche Reminder jeder Art!
Meet and Greet
Vor Ort möchten Sie Ihren Gast ebenso hervorragend und zuvorkommend versorgt wissen, wie vor der Veranstaltung. Kein Problem! Ihr Teilnehmer-Ansprechpartner, der nun in der Zwischenzeit alle Teilnehmer bestens kennt, betreut auf Wunsch den gesamten Akkreditierungsprozess:
- Erstellung der Willkommensunterlagen und Namensschilder
- Konfektionierung der Meetingunterlagen/ Handouts
- Begrüßung der Teilnehmer am Welcome bzw. Infocounter
- Fester Ansprechpartner für Sie und die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung
- Auf Wunsch: Anwesenheitskontrolle über Barcode unterstütztes Akkreditierungssystem