Digitales Teilnehmermanagement | Healthcare Convention
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Digitales Teilnehmermanagement

Persönlich. Einfach. Digital.

Angefangen von einer professionellen Web-Registrierung bis hin zu einer Veranstaltungswebsite  – unsere multimediale Rundumversorgung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Veranstaltung im Netz zu präsentieren und notwendige Daten schnell, sicher und einfach auszuwerten.

Unser erfahrenes Team unterstützt Sie gerne bei der:

  • Konzeption von Veranstaltungs-Websites
  • Erstellung von veranstaltungsbezogenen Web-Registrierungen
  • Kontinuierlichen Optimierung, Betreuung und Reporting während des Projektverlaufs

Maximale Reichweite

  • Design und Programmierung einer individualisierten Veranstaltungs-Website zur Online Registrierung. Wir nutzen gerne Ihre eigene CRM Lösungen oder bringen unsere Software ins Spiel. Unsere virtuelle Plattform arbeitet mit einem integrierten Teilnehmermanagement Tool.
  • Festlegung des Registrierungsprozesses. Offene vs. geschlossene Registrierung
  • Festlegung beschränkter Zugänge, Login gesteuerte Bereiche
  • Idee, Konzept, Entwurf und Versand aller erforderlichen Unterlagen (E-Broschüren und Flyer, Einladungsmails, Online – Anmeldeformulare inkl. Dienstherrengenehmigungen, Bestätigungsmails, Remindermails..)
  • Bereitstellen einer gebührenfreien Hotline mit einem festen Ansprechpartner

Registrierung von A-Z

Ihr persönlicher Teilnehmermanagement Ansprechpartner kümmert sich um:

  • Recherche und Komplettierung unvollständiger (Teilnehmer-)Daten und Angaben
  • Prüfung der Dienstherrengenehmigungen
  • Einzug von Teilnehmergebühren via Kreditkartenzahlung via integriertem Zahlungssystem (optionale Zusatzleistung)
  • Regelmäßiges Reporting in Form von Statusberichten an Kunden (optional: personalisierter Zugang zum CRM Backend)
  • Kongressregistrierungen inklusive Informations- und Zugangsmailing
  • Ansprechpartner für jegliche Rückfragen der Teilnehmer

Zahlen und Fakten

Unser Teilnehmermanagement hilft Ihren Gästen, sicher und bequem zu ihrem Veranstaltungsort zu kommen sei es zu einem präsenz, hybrid oder virtuellen Meeting (immer unter Einhaltung der entsprechenden Compliance Richtlinien). Es verwaltet für Sie Kontingente jeder Art (Übernachtungen, Workshop-Plätze, Teilnehmer- oder Registrierungsslots).
Unsere Spezialisten für Zahlen und Fakten liefern Ihnen:

  • Jederzeit den aktuellen Teilnehmerstand zu jedem Programmpunkt
  • Aktuelle Workshop- oder Slotlisten
  • Individuell von Ihnen angeforderte Auswertungen
  • Ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Transparency Reporting
  • Aktuelle Zimmelisten
  • Aktuelle Stände zu Gruppenflugbuchungen
  • Detaillierte An- und Abreiselisten
  • Vollständige individuelle Anwesenheitsdokumentation bei virtuellen Formaten

Die Macht der Sprache

Wir haben ein offenes und verständnisvolles Ohr für jegliche Anliegen Ihrer Teilnehmer. Und wir erfüllen ihnen so gut wie jeden Wunsch (solange wir es im Rahmen der Compliance-Richtlinien ermöglichen können). Alle weiteren Informationen erhalten Ihre Teilnehmer in gut portioniertem und verständlichem Umfang und selbstverständlich anhand des gemeinsam erarbeiteten, CI-konformen Kommunikationsplans.

  • Bestätigungsschreiben per E-Mail
  • Individuelle Reise- und Übernachtungsvorschläge (bei Präsenzmeetings) oder individuelle Agenda-Zusammenstellung bei virtuellen Formaten
  • Rechnungslegung der Teilnehmergebühr
  • Informationen zum Programm, zur An-und Abreise, zur Tagungslocation
  • Reiseunterlagen (Flug- oder Bahntickets) per E-Mail
  • Log-in Informationen zu virtuellen Meetings
  • Wenn nötig freundliche Reminder jeder Art!

E- Meet and Greet

Auch im virtuellen Raum möchten Sie Ihren Gast ebenso hervorragend und zuvorkommend versorgt wissen, wie vor der Veranstaltung. Kein Problem! Ihr Teilnehmer-Ansprechpartner, der nun in der Zwischenzeit alle Teilnehmer bestens kennt, betreut auf Wunsch den gesamten Akkreditierungsprozess:

  • Begrüßung der Teilnehmer am Info-Counter via Chatfunktion
  • Fester Ansprechpartner für Sie und die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung
  • Auf Wunsch: Anwesenheitskontrolle & Dokumentation über ein integriertes Online- Akkreditierungssystem